Участники ВЭД, работающие с иностранными контрагентами, рано или поздно сталкиваются с необходимостью оформления и инвойса. Без данного документа пройти процедуру растаможки невозможно.

Что такое инвойс

Инвойс (англ. invoice) – международное обозначение счета на оплату, оформленное в роли требования платежа. Документ содержит следующие данные:

• наименование товара, услуг, их характеристики;
• стоимость продукции, услуг;
• условия сделки;
• сведения об участниках сделки;
• наименования отправляющей и принимающей стран.

Оформление документа свидетельствует о том, что предмет сделки передан покупателю и у него образовалась обязанность по оплате на основании указанных условий. Данный сопроводительный документ выступает аналогом российского счета на оплату. Оформление возлагается на экспортера.

Для чего нужен инвойс

Задача документа – зафиксировать перечень продукции, отправляемой в другую страну, указать наименования товаров, стоимость груза и другие параметры. Документ свидетельствуют о факте отгрузки материальных ценностей и обязывает покупателя оплатить товары согласно прописанных условий, кроме ситуаций, когда была выполнена предоплата.

Заполнение осуществляется:

• Для таможенного контроля. По данному документу таможня рассчитывает пошлины и налоги на груз;
• Для валютного контроля. Документы подходят для небольших разовых сделок. Однако одного инвойса будет недостаточно. Уточнить перечень необходимых документов можно в банке. Выполнение валютного контроля является требованием Центробанка. Деньги от иностранного агента поступают на ваш счет, банк замораживает валютные средства на транзитном счете, запрашивает документы по сделке, включая инвойс на услуги или товары. Для получения доступа к деньгам необходимо предоставить данные в течение 15 рабочих дней. Упрощенные правила распространяются на сделки, суммы которых не превышают 200 тыс. руб. по курсу Центробанка. Если вы платите более 3 млн. руб. или получаете сумму свыше 6 млн. руб., понадобится предоставить справку о подтверждающих документах, поставить контракт на учет.

Виды инвойса

Документ может иметь две формы:

• Коммерческий. Напоминает счет-фактуру, оформляется экспортером. В пределах Российской Федерации оформлять документ не нужно. Сотрудники таможни проверяют корректное заполнение и наличие следующих позиций:
• описание товаров. Должны присутствовать наименования, характеристики (цвет, вес, параметры), цены;
• условия заключения сделки;
• данные о получателе и отправителе (ФИО, адреса).

В отличие от счета на оплату, инвойс содержит больше данных о грузе. Документ свидетельствует о заключенном между экспортером и импортером договоре. Данная информация важна для таможни.

• Платформа-инвойс (при работе по предоплате). Содержит первоначальную информацию о грузе, необходимую для того, начать отгрузку. Это предварительный счет, который выписывается в следующих случаях:
• договором предусмотрен аванс;
• итоговая сумма сделки не согласована окончательно;
• экспортер не имеет точных данных о весе груза для его непосредственной отгрузки (например, инвойс на экспорт оформляется при отправке судна с сыпучим грузом).

Могут быть указаны данные о возможных отклонениях, касающихся веса, общего объема товара. В коммерческом варианте отражается только точная, исчерпывающая информация.

Правила оформления инвойса

Заполнение осуществляет представитель компании, поставляющий товар за границу. Это может быть сотрудник, уполномоченный на отправку ТМЦ за рубеж, имеющий право на оформление и подписание соответствующих документов. Человек должен владеть английским (или другим иностранным языком – в зависимости от того, в какую сторону отправляются товары) – часть документа заполняется на языке страны получателя.

Оформление инвойсов товаров производится непосредственно в момент отправки, направляется заграничным контрагентам и выступает официальным основанием для проведения оплаты.

Чем дороже и сложнее товар, тем тщательнее требуется описание. Инвойс фиксирует факт отправки груза с определенными характеристиками. Ошибки в оформлении могут стать причиной задержки груза на таможне. Гарантировать корректность заполнения может только профессиональный таможенный брокер.

Документ может заполняться от руки или в печатном виде, на фирменном бланке компании. Чаще выбирается последний вариант, потому как на бланке содержатся реквизиты отправителя. В обязательном порядке заверяется живой подписью отправителя. Ставить печать на нем не обязательно (с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использовать в работе штампы и печати).

Заполнение производится в 6 экземплярах (1 оригинал и 5 копий):

• первый – помещается внутрь посылки,
• второй – отгрузочный (вместе с транспортной накладной),
• третий – перенаправляется получателю,
• четвертый – остается у отправителя,
• пятый и шестой – у перевозчика.

Специалисты транспортно-логистической компания КВАТРО Логистик возьмут на себя оформление инвойса и другой сопроводительной документации. Внушительный опыт в сфере внешне-внешнеэкономической деятельности позволяет гарантировать грамотность оформления и своевременную доставку грузов.